⛳Pharow-HubSpot : bien comprendre quels sont les prospects synchronisés
Tout d’abord Bravo ! Désormais, Pharow et votre HubSpot sont synchronisés.
Après cette connexion, vous pouvez être amené(e) à constater que l’ensemble des prospects présents dans votre HubSpot n’a pas été ajouté dans la liste de prospects Contacts HubSpot présente dans Pharow.
Dans cette liste Contacts HubSpot, nous affichons un prospect dans un contexte précis d’entreprise.
En d’autres termes, nous retrouvons la société, nous retrouvons également le contact mais, si ce dernier a quitté la société alors nous ne l’affichons pas dans votre liste.
→ Nous le considérons comme un nouveau prospect.
Important : nous affichons dans votre liste uniquement les contacts présents dans la même société que celle que vous avez renseignée dans votre HubSpot.
Ainsi, dans la très large majorité des cas, l’explication sera simple et dépendra uniquement de la fraîcheur de votre base de données.
En effet, la donnée sur les sociétés et surtout les contacts doit être renouvelée fréquemment car elle se déprécie dans le temps.
On considère que votre base de prospects doit être mise à jour tous les 6 mois pour s’assurer de sa fraîcheur.
Pourquoi tous les 6 mois ?
Cette fréquence s’explique par le turnover (le fait de quitter une société) qui est en moyenne de 3 ans en France.
Cette moyenne signifie donc :
qu’⅓ des prospects en poste il y a un an et présents dans votre base ont depuis quitté leur société
ou encore que ⅔ des prospects en poste il y a 2 ans ont quitté cette société.
Evidemment, cette moyenne est sensible aux secteurs et aux métiers que vous ciblez.
La première question à se poser est donc celle de la fraîcheur de votre base de données.
C’est une question stratégique pour votre prospection.
Petite statistique pour vous rendre compte de l’importance : prenons une base de données qui a été alimentée depuis 5 ans avec le même volume chaque année et qui n’a pas été mise à jour, il ne reste qu’environ 20% de prospects encore en poste.
Nous ne pourrons donc pas afficher plus de 20% des prospects de votre CRM dans la liste Contacts HubSpot.
L’une des missions de Pharow est de toujours vous fournir des données actualisées sur les sociétés et les prospects.
Par conséquent, vous pouvez continuellement alimenter votre CRM avec des prospects que vous n’avez pas contacté grâce à Pharow.
Nous le savons : éviter la création de doublons dans votre CRM HubSpot est l’une de vos préoccupations majeures 🤔
Pour éviter cela, Pharow met en place plusieurs stratégies 🤩
Toutes les nuits, une opération de synchronisation recense les contacts et entreprises présents dans votre HubSpot et tente de les reconnaître
Les entreprises et contacts reconnus sont alors affichés dans Pharow comme déjà dans HubSpot et ne peuvent pas être exportés à nouveau
Il s’agit d’un processus en plusieurs étapes :
1) LinkedIn : nous vérifions si nous pouvons identifier la personne via son profil LinkedIn.
2) Email : si la personne n'a pas de profil LinkedIn ou si nous ne parvenons pas à l'identifier via LinkedIn, nous utiliserons l'adresse e-mail
3) Nom de l'entreprise + Nom/Prénom : si les étapes précédentes n'ont pas permis de reconnaître le contact, nous vérifierons si nous pouvons identifier l'entreprise à laquelle il est affilié. Si c'est le cas, nous vérifierons si nous pouvons trouver son nom et son prénom au sein de cette même entreprise.
Si aucune de ces étapes n’est concluante, nous considérerons le contact comme non reconnu ❌
Il est possible de reconnaître un contact sans pour autant reconnaître son entreprise si nous ne disposons pas de suffisamment d'informations à ce sujet.
Si nous reconnaissons le contact mais pas son entreprise, nous considérons que nous n'avons pas reconnu le prospect (c'est-à-dire le matching contact x entreprise).
Dans ce cas là, nous vous permettons d’exporter le prospect vers votre CRM. Il peut en effet être intéressant de contacter cette personne dans sa nouvelle organisation ✅
A chaque fois que vous exportez un contact dans HubSpot, le système vérifie qu'un même contact avec le même email n'existe pas déjà dans votre CRM 🧐
Si un contact existe déjà avec le même email, il n'est pas possible de l'envoyer à nouveau vers HubSpot afin de ne pas créer de doublon
De même, à chaque fois qu'une entreprise est exportée dans HubSpot, nous vérifions qu'une entreprise avec le même nom de domaine n'existe pas déjà dans votre CRM. Si c'est le cas, l'entreprise n'est pas créée à nouveau mais seulement mise à jour, toujours sans écraser les champs déjà remplis.
Pour éviter toute création de doublon avant d'ajouter vos prospects vers Hubspot nous recommandons d'utiliser le filtre "Pas dans Hubspot".
Après cette connexion, vous pouvez être amené(e) à constater que l’ensemble des prospects présents dans votre HubSpot n’a pas été ajouté dans la liste de prospects Contacts HubSpot présente dans Pharow.
1. Pourquoi tous mes prospects HubSpot ne sont pas présents dans ma liste ?
Dans cette liste Contacts HubSpot, nous affichons un prospect dans un contexte précis d’entreprise.
En d’autres termes, nous retrouvons la société, nous retrouvons également le contact mais, si ce dernier a quitté la société alors nous ne l’affichons pas dans votre liste.
→ Nous le considérons comme un nouveau prospect.
Important : nous affichons dans votre liste uniquement les contacts présents dans la même société que celle que vous avez renseignée dans votre HubSpot.
Ainsi, dans la très large majorité des cas, l’explication sera simple et dépendra uniquement de la fraîcheur de votre base de données.
La donnée de prospection se déprécie dans le temps
En effet, la donnée sur les sociétés et surtout les contacts doit être renouvelée fréquemment car elle se déprécie dans le temps.
On considère que votre base de prospects doit être mise à jour tous les 6 mois pour s’assurer de sa fraîcheur.
Pourquoi tous les 6 mois ?
Cette fréquence s’explique par le turnover (le fait de quitter une société) qui est en moyenne de 3 ans en France.
Cette moyenne signifie donc :
qu’⅓ des prospects en poste il y a un an et présents dans votre base ont depuis quitté leur société
ou encore que ⅔ des prospects en poste il y a 2 ans ont quitté cette société.
Evidemment, cette moyenne est sensible aux secteurs et aux métiers que vous ciblez.
La fraîcheur de votre base de données est stratégique
La première question à se poser est donc celle de la fraîcheur de votre base de données.
C’est une question stratégique pour votre prospection.
Petite statistique pour vous rendre compte de l’importance : prenons une base de données qui a été alimentée depuis 5 ans avec le même volume chaque année et qui n’a pas été mise à jour, il ne reste qu’environ 20% de prospects encore en poste.
Nous ne pourrons donc pas afficher plus de 20% des prospects de votre CRM dans la liste Contacts HubSpot.
2. Que faire si votre base de données n’est pas à jour ?
L’une des missions de Pharow est de toujours vous fournir des données actualisées sur les sociétés et les prospects.
Par conséquent, vous pouvez continuellement alimenter votre CRM avec des prospects que vous n’avez pas contacté grâce à Pharow.
3. Comment éviter les doublons dans mon CRM HubSpot ?
Nous le savons : éviter la création de doublons dans votre CRM HubSpot est l’une de vos préoccupations majeures 🤔
Pour éviter cela, Pharow met en place plusieurs stratégies 🤩
a. La synchronisation nocturne
Toutes les nuits, une opération de synchronisation recense les contacts et entreprises présents dans votre HubSpot et tente de les reconnaître
Les entreprises et contacts reconnus sont alors affichés dans Pharow comme déjà dans HubSpot et ne peuvent pas être exportés à nouveau
Comment reconnaissez-vous un contact présent dans mon CRM ?
Il s’agit d’un processus en plusieurs étapes :
1) LinkedIn : nous vérifions si nous pouvons identifier la personne via son profil LinkedIn.
2) Email : si la personne n'a pas de profil LinkedIn ou si nous ne parvenons pas à l'identifier via LinkedIn, nous utiliserons l'adresse e-mail
3) Nom de l'entreprise + Nom/Prénom : si les étapes précédentes n'ont pas permis de reconnaître le contact, nous vérifierons si nous pouvons identifier l'entreprise à laquelle il est affilié. Si c'est le cas, nous vérifierons si nous pouvons trouver son nom et son prénom au sein de cette même entreprise.
Si aucune de ces étapes n’est concluante, nous considérerons le contact comme non reconnu ❌
Et si mon contact a changé de société ?
Il est possible de reconnaître un contact sans pour autant reconnaître son entreprise si nous ne disposons pas de suffisamment d'informations à ce sujet.
Si nous reconnaissons le contact mais pas son entreprise, nous considérons que nous n'avons pas reconnu le prospect (c'est-à-dire le matching contact x entreprise).
Dans ce cas là, nous vous permettons d’exporter le prospect vers votre CRM. Il peut en effet être intéressant de contacter cette personne dans sa nouvelle organisation ✅
b. L’export de contacts vers HubSpot
A chaque fois que vous exportez un contact dans HubSpot, le système vérifie qu'un même contact avec le même email n'existe pas déjà dans votre CRM 🧐
Si un contact existe déjà avec le même email, il n'est pas possible de l'envoyer à nouveau vers HubSpot afin de ne pas créer de doublon
De même, à chaque fois qu'une entreprise est exportée dans HubSpot, nous vérifions qu'une entreprise avec le même nom de domaine n'existe pas déjà dans votre CRM. Si c'est le cas, l'entreprise n'est pas créée à nouveau mais seulement mise à jour, toujours sans écraser les champs déjà remplis.
Pour éviter toute création de doublon avant d'ajouter vos prospects vers Hubspot nous recommandons d'utiliser le filtre "Pas dans Hubspot".
Mis à jour le : 24/04/2024
Merci !